La obligatoriedad de la facturación electrónica en España es una realidad que afectará a todas las empresas y autónomos en los próximos años. Con la entrada en vigor de la nueva Ley Verifactu, se establece la facturación electrónica como el único sistema válido en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos. Esta normativa, que forma parte del desarrollo de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento, busca reducir la morosidad comercial y fomentar la digitalización empresarial.
La implantación de la factura electrónica se facilitará con los recursos previstos para la digitalización de las pymes en el Plan de Recuperación. En particular, el Programa Digital Toolkit incluirá, entre los productos y servicios subvencionables, la factura electrónica.
¿Qué es la Ley Verifacture y para quién es obligatoria?
La Ley Verifactu es el nuevo marco normativo que regula la facturación electrónica en España, con el objetivo de garantizar la transparencia en los pagos y mejorar la trazabilidad de las transacciones comerciales. La obligatoriedad de su implementación sigue el siguiente calendario:
- Empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros: Obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas un año después de la publicación del desarrollo reglamentario.
- Resto de empresas y autónomos: Obligados a utilizar la factura electrónica dos años después de la publicación del reglamento.
El reglamento que detallará todos los requisitos específicos se encuentra en fase de desarrollo y su publicación definirá los plazos exactos para la adaptación.
No obstante, el sistema de factura electrónica aún está en fase de diseño y los elementos avanzados en este post pueden no formar parte del diseño definitivo.
Requisitos que debe cumplir un software de gestión o venta
Para cumplir con la nueva normativa, el software de gestión o venta utilizado por empresas y autónomos deberá incluir las siguientes características:
Generación de facturas electrónicas en formato estructurado (XML, Facturae, UBL, etc.). Firma digital para garantizar la autenticidad e integridad de las facturas. Conexión con plataformas de facturación electrónica reconocidas por la Administración. Gestión del estado de la factura, incluyendo fecha de emisión, recepción y pago. Cumplimiento de los requisitos de almacenamiento y accesibilidad, garantizando la conservación de facturas durante el tiempo exigido por la ley.
Si tu software actual no cumple con estos requisitos, será obligatorio actualizarlo o cambiarlo para evitar sanciones y problemas operativos en el futuro.
¿Por qué es urgente cambiar el TPV o el software de gestión?
Si aún trabajas con un TPV (Terminal de Punto de Venta) o software de gestión que no es compatible con la facturación electrónica, es crucial que tomes medidas cuanto antes. Aquí algunas razones:
- Evitar sanciones: No cumplir con la ley puede implicar multas económicas y problemas legales.
- Ahorro de costes: Un software moderno permite automatizar procesos y reducir errores administrativos.
- Mayor control financiero: Mejora la trazabilidad de los pagos y la gestión de clientes y proveedores.
- Menos morosidad: La ley obliga a registrar la fecha de pago de cada factura, reduciendo los abusos en los plazos de pago.
Beneficios de la Factura Electrónica
Aquí algunos de los puntos de llegada de esta ley que nos exponía Iker Beraza:
- Se dificulta el abuso de la extensión de los plazos de pago y la morosidad de algunos clientes con pequeños proveedores contribuyendo a la reducción de los plazos medios de pago.
- Impulsa la creación de empresas y su mejora regulatoria.
- Elimina los obstáculos en las actividades económicas tales como duplicidades en facturas, pérdida de tiempo en empresas que limitan los recursos y uso de papel.
- Apoyo financiero al crecimiento empresarial.
- Las empresas y autónomos podrán ahorrar costes al automatizar el proceso de facturación (emisión y recepción de facturas estructuradas en único formato y por un único canal)
- Los proveedores contarán con una plataforma única con la que operar.
- Monitorizar del cumplimiento de la normativa de morosidad comercial al obtener información tanto agregada como individualizada.
Esto potenciará los elementos de transparecia pública (Observatorio Estatal de la Morosidad) y de transparecia privada (publicación de plazos de pago y grado de cumplimento de la nomativa en las cuentas anuales) incluidos en la Ley de creación y crecimiento de empresas.
Próximos pasos de la obligatoriedad de la factura electrónica
Según nos contaba Iker Beraza, la implementación de la factura electrónica B2B en España es un proceso inexorable, impulsado tanto a nivel nacional como europeo, para el que es necesario que las empresas y autónomos tomen conciencia y se preparen. Esta Ley pretende un desarrollo del reglamento previsto en el plazo de 6 meses.
¿Cuando se hará obligatorio?
La Ley Antifraude (RD 1007/2023) establece que todos los sistemas de facturación deben garantizar la inalterabilidad, trazabilidad y conservación de los registros. Su entrada en vigor se desarrollará en las siguientes fases:
- Desde julio de 2025: Todos los nuevos software de facturación y TPV deberán cumplir con la normativa y contar con la certificación correspondiente.
- A partir de 2026: Todas las empresas que utilicen software de facturación deberán haber migrado a una solución que cumpla con la Ley Antifraude.
Pasos clave para cumplir con la Ley Antifraude 2025
Adaptarse a la nueva normativa puede parecer un reto, pero con un plan claro, el proceso es mucho más sencillo:
Revisa tu TPV actual
¿Tu sistema de punto de venta cumple con los requisitos del RD 1007/2023 en cuanto a registro y conservación de datos? Si no lo hace, es fundamental plantearse una actualización cuanto antes.
Elige un proveedor fiable
Asegúrate de trabajar con un proveedor que ofrezca garantía de cumplimiento de la Ley Antifraude y que tenga experiencia demostrada en implementaciones exitosas.
Realiza la migración y valida la información
Antes de cambiar de software, haz una copia de seguridad de tu facturación y revisa que todos los datos importantes, como ventas, productos e inventario, se transfieran correctamente al nuevo sistema.
Capacita a tu equipo
Un software TPV solo es efectivo si el personal sabe utilizarlo correctamente. Invierte tiempo en la formación de tu equipo para garantizar una transición sin problemas.
Mantente informado
Las regulaciones cambian constantemente. Además de la Ley Antifraude, la Ley Verifacture y otras normativas pueden afectar la forma en que gestionas tu facturación y tus informes fiscales. Contar con un socio tecnológico que te mantenga actualizado es clave para evitar sanciones y operar con tranquilidad.
¿Tienes dudas sobre qué software elegir?
Consulta con expertos en facturación electrónica y soluciones ERP para asegurarte de cumplir con la Ley Verifacture.
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